PIISKA OY:N/VIHDIN VARASTOHOTELLIN ASIAKASREKISTERIN TIETOSUOJASELOSTE
1 Rekisterinpitäjä
Rekisterin rekisterinpitäjä on Piiska Oy, Vihdin varastohotelli.
y-tunnus 2786117-7
Rekisteriasioiden yhteyshenkilö on: Laura Halonen-Österberg
Piiska Oy
aputoiminimi: Vihdin varastohotelli
Osoite: Ratastie 5, 03100 Nummela
Puhelin: 044 - 311 8831
Sähköposti: info@vihdinvarastohotelli.fi
2 Rekisterin nimi
Rekisterin nimi on Piiska Oy:n asiakasrekisteri, Vihdin varastohotellin asiakasrekisteri
3 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietoja käsitellään tarkoituksissa, jotka liittyvät asiakassuhteen hoitamiseen, hallinnointiin ja kehittämiseen, palvelujen tarjoamiseen ja toimittamiseen sekä palvelujen kehittämiseen ja laskutukseen liittyen. Henkilötietoja käsitellään myös mahdollisten reklamaatioiden ja muiden vaatimusten selvittämisen edellyttämissä tarkoituksissa.
Lisäksi henkilötietoja käsitellään asiakkaille suunnatussa viestinnässä kuten tiedotus- ja uutisointitarkoituksissa sekä markkinoinnissa, jonka osana henkilötietoja käsitellään myös suoramarkkinointiin ja sähköiseen suoramarkkinointiin liittyvissä tarkoituksissa.
Asiakkaalla on oikeus kieltää hänelle kohdistettu suoramarkkinointi.
Rekisterinpitäjä käsittelee tietoja itse sekä hyödyntää henkilötietojen käsittelyssä rekisterinpitäjän puolesta ja lukuun toimivia alihankkijoita.
4 Käsittelyn oikeusperusteet
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteita ovat seuraavat EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (jäljempänä myös ”GDPR”) mukaiset perusteet:
Edellä mainittu rekisterinpitäjän oikeutettu etu perustuu rekisteröidyn henkilön ja rekisterinpitäjän välillä olevaan merkitykselliseen ja asianmukaiseen suhteeseen, joka on seurausta siitä, että rekisteröity on rekisterinpitäjän asiakas, ja kun käsittely tapahtuu tarkoituksiin, joita rekisteröity on kohtuudella voinut odottaa henkilötietojen keräämisen ajankohtana ja asianmukaisen suhteen yhteydessä.
5 Rekisterin tietosisältö (käsiteltävät henkilötietoryhmät)
Rekisteri sisältää seuraavat henkilötiedot lähtökohtaisesti kaikista rekisteröidyistä henkilöistä:
-etunimi, sukunimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite
-yrityksen y-tunnus tai henkilötunnus. Henkilötunnus kerätään ja tallennetaan -henkilötietolain 13 §:sta mukaisesti.
- maksun palautuksen yhteydessä kysytään ja tallennetaan henkilön tai yrityksen tilinumero maksun palautusta varten
-muut yhteydenoton yhteydessä antamasi tiedot, esim. sähköpostit
-vuokratun alueen tai alan kuvaus
-mahdollinen edunvalvoja ja yhteys sosiaalitoimistoon
2.henkilön yritykseen tai muuhun organisaatioon liittyvät tiedot ja henkilön asema tai tehtävänimike ko. yrityksessä tai organisaatiossa;
Henkilö antaa suostumuksensa edellä mainittujen tietojen rekisteröintiin ja käyttöön allekirjoittaessaan varastointisopimuksen tai asiakaskontaktin syntymisen yhteydessä.
Lisäksi: Verkkosivustollamme vierailijoilta saatamme kerätä teknisiä tietoja: IP osoite, käyttöjärjestelmä sekä verkkosivustolla etsityt tuotteet sekä sivut millä on vierailtu.
6 Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä henkilöltä itseltään.
Henkilötietoja kerätään ja päivitetään myös sovellettavan lainsäädännön rajoissa yleisesti saatavilla olevista lähteistä, jotka liittyvät rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn henkilön välisen asiakassuhteen toteuttamiseen ja joiden avulla rekisterinpitäjä toteuttaa asiakassuhteiden ylläpitämiseen liittyviä velvollisuuksiaan.
7 Henkilötietojen säilytysaika
Rekisteriin kerättyjä tietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista suhteessa niihin alkuperäisiin tai yhteensopiviin tarkoituksiin, joihin henkilötiedot on kerätty.
Henkilötietojen säilyttämisen tarvetta arvioidaan 3-5 vuoden välein ja joka tapauksessa rekisteröityä henkilöä koskevat tiedot poistetaan rekisteristä kahden vuoden päästä, sen jälkeen, kun kyseisen rekisteröidyn asiakassuhde rekisterinpitäjään on päättynyt, ja asiakassuhteeseen liittyvät velvollisuudet ja toimenpiteet on suoritettu loppuun. Kirjanpitotositteita säilytetään kuusi vuotta tilikauden päättymisestä.
Rekisterinpitäjä arvioi tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sisäisten käytännesääntöjensä mukaisesti. Lisäksi rekisterinpitäjä toteuttaa kaikki mahdolliset kohtuulliset toimenpiteet sen varmistamiseksi, että käsittelyn tarkoituksiin nähden epätarkat, virheelliset tai vanhentuneet henkilötiedot poistetaan tai oikaistaan viipymättä.
8 Henkilötietojen vastaanottajat (vastaanottajaryhmät) sekä tietojen säännönmukaiset luovutukset
Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille.
9 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Rekisteriin sisältyviä henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
10 Rekisterin suojauksen periaatteet
Henkilötietoja sisältäviä aineistoja säilytetään lukituissa tiloissa, joihin on pääsy ainoastaan nimetyillä ja tehtäviensä vuoksi pääsyyn valtuutetuilla henkilöillä.
Henkilötietoja sisältävä tietokanta on palvelimella, jota säilytetään lukitussa tilassa, johon on pääsy ainoastaan nimetyillä ja tehtäviensä vuoksi pääsyyn valtuutetuilla henkilöillä. Palvelin on suojattu asianmukaisella palomuurilla ja teknisellä suojauksella.
Tietokantoihin ja järjestelmiin on pääsy vain erikseen myönnettävillä henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla. Rekisterinpitäjä on rajannut käyttöoikeudet ja -valtuudet tietojärjestelmiin ja muihin tallennusalustoihin siten, että tietoja pääsevät tarkastelemaan ja käsittelemään ainoastaan niiden lainmukaisen käsittelyn kannalta tarpeelliset henkilöt. Lisäksi tietokantojen ja järjestelmien käyttötapahtumat rekisteröityvät rekisterinpitäjän IT-järjestelmän lokitietoihin.
Mahdollinen manuaalinen aineisto säilytetään aina lukituissa tiloissa.
Rekisterinpitäjän työntekijät ja muut henkilöt ovat sitoutuneet noudattamaan vaitiolovelvollisuutta ja pitämään salassa henkilötietojen käsittelyn yhteydessä saamansa tiedot.
11 Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä ovat seuraavat EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet:
12. Facebook-painikkeiden käyttötiedot lähetetään Facebook-palveluun.
13. Tietoja kerätään Slotti ajanvarauspalveluun. Jos tietoja ei käytetä, tiedot poistetaan 24 kuukauden kuluttua ajanvarauspalvelusta.
14 Muutokset tietosuojaselosteeseen
Piiska Oy voi muuttaa tietosuojaselostetta.
Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamista koskevat pyynnöt osoitetaan kohdassa 1 mainitulle rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle.